Hoe ga jij je impactdata verzamelen?

Net voor de zomervakantie verstuurden retailers, groothandels en foodserviceketens massaal verzoeken naar hun leveranciers om hun impactdata aan te leveren. Die data hebben ze nodig voor hun CSRD-rapportage, om te voldoen aan SBTi, en met behulp van EcoVadis of andere tools aan te tonen hoe duurzaam hun productieketen is. Wellicht heb je het nog even voor je uitgeschoven, maar nu is er geen ontkomen meer aan. Iedereen moet aan de bak. 

Om me heen zie ik veel ondernemers en bedrijven die wel willen, maar niet goed weten waar en hoe te beginnen. Hoe ga je dit organiseren, wie gaat dit binnen je organisatie oppakken en waar haal je betrouwbare data vandaan? Voor velen komt het on top van de dagelijkse business, in teams die nu al vaak onderbezet zijn.

Pak het aan als een project

En wat moet je dan precies gaan meten, opvragen, uitzoeken? Eigenlijk is wat je moet doen, niet zo heel spannend, maar het kost tijd en energie en je moet de juiste handvatten hebben om te kunnen beginnen. Zoals bij elk project wat je opstart. Het is aan te raden om een (parttime) projectleider als kartrekker aan te wijzen. Bij voorkeur iemand die intrinsiek gemotiveerd is op het thema duurzaamheid en oog voor detail heeft. Vervolgens is het belangrijk andere disciplines aan te sluiten om specifieke datavraagstukken te helpen onderzoeken. Zo vorm je een compact projectteam en verdeel je de workload en verantwoordelijkheid. 

Om je projectteam wind onder de vleugels te geven is het belangrijk te benadrukken wat de toegevoegde waarde is en voorbeelden te laten zien van best practices ter inspiratie. Geef aan waar je met de dataverzameling heen wil, waarom het belangrijk is voor je bedrijf en wat het kan opleveren. Benadruk dat het niet enkel een bureaucratische invuloefening is, maar dat het erom gaat de operationele processen bloot te leggen, zodat je procesverbeteringen, verduurzaming en zelfs kostenbesparingen kunt doorvoeren. Simpelweg door anders naar je organisatie, je producten en je productieproces te kijken. Je hebt geen ambitieuze duurzaamheidsstrategie nodig om enthousiast te kunnen starten met het in kaart brengen van je emissies. De ervaring leert dat inzicht leidt tot bewustwording. Dat kan een enorme motivator zijn om de uitstoot van je bedrijf in te perken. Dan komt die ambitieuze strategie vanzelf. 

Lees ook: Zijn foodproducenten massaal in paniek?

Nulmeting

Om te starten met het monitoren van je impactdata heb je allereerst een nulmeting nodig. Er zijn een aantal onderwerpen die je met steun van interne afdelingen eenvoudig zelf kunt opzoeken, maar er zijn ook thema’s waar je je leveranciers voor nodig hebt. Begin met de data over het laatste complete boekjaar, dat is dan je baseline en zet de basis qua dataverzameling voor elk volgend jaar. 

Belangrijk is om elke stap vast te leggen, de gebruikte bronnen te vermelden en bewijs op te slaan. Zorg digitaal voor een centrale map waar iedereen bij kan en vermeld de stappen die je nodig hebt gehad om tot je conclusies te komen. Dit is van belang als je controle krijgt en om specifieke aanvullende vragen van je afnemers beter te kunnen beantwoorden.

Hieronder staat een korte opsomming van enkele van de belangrijkste activiteiten die het projectteam gaat beetpakken om allereerst de emissies in scope 1 en 2 van je bedrijf te kunnen invullen. Let wel, dit gaat nog enkel om de emissiedata en niet over andere duuzaamheidsaspecten zoals waterverbruik, biodiversiteit of sociale indicatoren. Het is slechts één invalshoek van impactdata, maar wel de belangrijkste én waar alle retailers nu om vragen.

• De eerste check is die van je energiecontract. Hoeveel gas en elektriciteit wordt er verbruikt en is dit groen opgewekt? 

• Inventariseer het gebruik van chemische en natuurlijke koelmiddelen in het productieproces. Koelmiddelen hebben een relatief hoge emissiefactor, waardoor slechts enkele kilo’s koelmiddelen voor een koelinstallatie al een flinke uitstoot betekenen op je bedrijfstotaal. 

• Vraag bij afdeling Operations de maandelijkse kilo’s per soort afval op. Glas, papier, plastic, swill en bedrijfsafval. De kans is groot dat ze die data niet direct paraat hebben, maar met wat doorvragen is vaak wel een reële inschatting te maken. 

• Afdeling P&O kan mogelijk helpen met de data omtrent het aantal bedrijfswagens op de balans, alsmede informatie geven over het type brandstof en het aantal kilometer dat ermee is gereden. 

• De afdelingen Financiën en P&O kunnen helpen bij het verzamelen van impactdata rond vervoersbewegingen. Zowel over business travel (vervoer naar congressen, zakelijke afspraken en zakenreizen) als het woon-werkverkeer. Door de AVG-wetgeving is dat laatste wat lastiger geworden om in kaart te brengen, maar het is zeker mogelijk een goede inschatting te maken.

Hiermee heb je de belangrijkste onderwerpen die je zelf kunt opzoeken gecoverd. Je hebt nu scope 1, 2 en een klein deel van scope 3 in kaart. Bij de meeste foodbedrijven is dit echter maar 5 tot 10% van de totale footprint. Voelt dat als veel moeite voor zo’n klein stukje van de puzzel? Misschien wel, maar op dit vlak heb je zelf de touwtjes stevig in handen en kun je dus de toon zetten voor hoe duurzaam je wilt ondernemen. 

Aan de slag met scope 3

Het leeuwendeel van de emissies zijn ‘indirect’ en gelinkt aan de producten en diensten die bedrijven inkopen en verkopen. Die emissies kun je niet zelfstandig in kaart brengen, daarvoor heb je een specialistische datapartner nodig. Hoe ga je hiermee aan de slag? Het is raadzaam om te starten met een analyse van je verkoopmix. Als je 1.000 producten verkoopt, is het voor je nulmeting niet nodig om die allemaal door te meten met je datapartner. Dat is namelijk ontzettend veel werk en zeer kostbaar. Bovendien haal je veel dubbel werk op je hals. Ook met een analyse op hoofdlijnen kun je waardevolle inzichten krijgen over waar je reductiemaatregelen kunt toepassen.

• Een verkoopmix-analyse is erop gericht om doelgericht te bepalen van welke producten je een Product Carbon Footprint-analyse moet laten maken. Het is hoogstwaarschijnlijk dat je met zo’n 10% van je producten meer dan 90% vergelijkbaar assortiment kunt afdekken. Dat stelt je in staat om de emissie per product te extrapoleren naar je totale uitstoot. Daarvoor pak je in ieder geval de hardlopers per categorie, strategische SKU’s en je productheroes. Die laat je doormeten op emissies met een datapartner.

• Van de producten die je laat doormeten heb je de juiste ingrediëntendata nodig. Soms zijn die vrij beschikbaar, maar vaak is de data incompleet. Bijvoorbeeld als het gaat om de exacte ingrediëntverhouding in percentage. Vaak weet je wel welke ingrediënten worden gebruikt, maar niet de exacte mengverhouding op receptuur. 

• Je weet misschien wel uit welke vijf landen de ingrediënten voor een product door het jaar heen komen, maar wisselingen hierin kunnen grote impact hebben op het duurzaamheidsprofiel. Die herkomstinformatie is essentieel voor een juiste berekening van je Product Carbon Footprint. Daarom zul je je leveranciers hierbij moeten betrekken. Maak ze onderdeel van je meetprogramma en deel de resultaten terug. Daar kunnen zij ook weer gebruik van maken en van leren. 

• Daarnaast heb je ook verpakkingsdata nodig: welk soort materiaal, waar komt dit vandaan en hoeveel gram per kilo product gebruik je? 

• Mocht je bepaalde data niet kunnen krijgen, dan bestaat er de mogelijkheid om via je datapartner uitnodigingen te sturen naar je leveranciers om jouw generieke beschikbare data te verifiëren of te verbeteren. Hiermee verbetert het resultaat maar kan een leverancier het exacte receptuur geheim houden. Denk aan Coca-Cola met haar recepturen en retailers die de uitvraag doen. 

Zodra je de Product Carbon Footprint-data compleet hebt, zijn er twee dingen om te doen. 

1. De extrapolatie naar je totale verkoop van het afgelopen boekjaar om je nulmeting af te ronden. 

2. De verbetermogelijkheden te analyseren en daaruit een actieplan te maken in samenwerking met de afdelingen productontwikkeling, productie, marketing en andere betrokken collega’s. 

Wat ogenschijnlijk startte met een onschuldige vraag van een retailer of afnemer, zorgt al snel voor een project waarin de hele organisatie betrokken raakt. Je zult merken dat wanneer je dit start vanuit het idee dat het kansen biedt voor verduurzaming, procesoptimalisatie en kostenbesparing, je vanzelf enthousiasme vanuit het team zult krijgen om verbeteringen door te voeren. Daarmee vergroot je de innovatiekracht en groeit de teamspirit en maak je je bedrijf klaar voor de toekomst.